Tout sur les stages : FAQ

Qu’est-ce qu’un stage ?

Dans le cadre d’une formation sous statut étudiant (FISE), le stage est une période temporaire « de mise en situation en milieu professionnel au cours » de laquelle « l’étudiant.e acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle » au sein d’un organisme d’accueil.
Référence : art. L124-1 du code de l’éducation

La convention de stage est-elle obligatoire ?

Oui. Tout stage doit faire l’objet de la signature d’une convention de stage entre l’établissement d’enseignement supérieur, l’organisme d’accueil et la.le stagiaire avant le début du stage.
La convention de stage a pour but principal de préciser les modalités de déroulement du stage et d’assurer la protection du/de la stagiaire, notamment au regard des accidents du travail et maladies professionnelles.
Référence : art L124-1 du code de l’éducation

Puis-je commencer mon stage avant la signature de la convention ?

Non. Afin d’être couvert.e en cas d’accident, vous devez impérativement vous assurer que l’organisme d’accueil a bien récupéré votre convention signée par l’ensemble des parties avant de débuter votre stage.

Comment obtenir une convention de stage ?

Pour éditer une convention de stage, un outil est à la disposition des étudiant.e.s: l’application Esup-Stage. La procédure à suivre est la suivante :

1/ Trouver un lieu de stage et obtenir l’accord de l’enseignant.e référent.e concernant le sujet et les activités du stage.

2/ Créer la convention via l’application Esup-Stage. Dans le cas où l’organisme d’accueil n’existe pas encore sur l’application, il est nécessaire de le créer. Ci-dessous un document récapitulant l’ensemble des informations nécessaires pour effectuer la saisie de la convention de stage via l’application.

3/ Une fois la saisie de la convention terminée, vous devez contacter l’école afin que nous puissions effectuer les vérifications de conformité.

4/ Une fois le document conforme, l’école transmet  la convention à l’élève afin qu’il puisse débuter le circuit des signatures : l’étudiant.e, l’organisme d’accueil (représentant.e légal.e + tuteur.trice).

5/ La convention doit être ensuite renvoyée par mail afin que l’école puisse se charger des signatures manquantes : l’université (enseignant.e référent.e + directrice de l’école). Une fois signée, un exemplaire intégralement signé sera transmis à l’élève.

Qui sont les signataires de la convention ?

Cinq signatures sont nécessaires dans le circuit de validation de la convention de stage :

1. Le/la stagiaire
2. le/la tuteur·trice de stage
3. Le/la représentant·e légal·e de l’établissement d’accueil
4. l’enseignant·e-référent·e
5. La directrice de l’EIDD

Quel est le rôle de l’enseignant·e-référent·e ?

L’enseignant·e-référent·e doit s’assurer à plusieurs reprises du bon déroulement du stage auprès du/de la tuteur·trice de stage et du respect des clauses de la convention de stage.
Il/Elle est responsable du suivi pédagogique du stage. Il lui appartient, en cas de difficulté, d’intervenir auprès de l’organisme d’accueil. Il/Elle peut éventuellement proposer une redéfinition des missions du stage.

Quel est le rôle du/de la tuteur·trice dans l’organisme d’accueil ?

Le/La tuteur·trice est chargé·e de l’accueil, de l’accompagnement du/de la stagiaire et du respect des clauses mentionnées dans la convention de stage.
Les tâches confiées au/à la tuteur·trice peuvent être prévues dans le cadre d’un accord d’entreprise, de même que les conditions de l’éventuelle valorisation de cette fonction. Le/La tuteur·trice est en lien régulier avec l’enseignant·e-référent·e. Il/Elle doit l’alerter sur les difficultés pouvant intervenir durant le stage et redéfinir avec l’enseignant·e-référent·e les missions confiées au/à la stagiaire.
Références : art L124-9 du code de l’éducation

Quelle est la durée maximale d’un stage ?

La durée d’un stage dans un même organisme d’accueil est de 924 heures maximum par année d’enseignement. Cette durée est calculée en fonction du temps de présence effective du/de la stagiaire dans l’organisme d’accueil.

Détail du calcul :

1 jour = 7 heures consécutives ou non
1 mois = 22 jours consécutifs ou non

Quel document remplir si mon stage est prolongé ?

Une prolongation doit se faire dans les limites de l’année universitaire et dans le cadre légal (la durée cumulée des stages dans l’organisme d’accueil ne peut excéder 924 heures). Elle doit faire l’objet d’un avenant à la convention de stage, signé par l’ensemble des parties avant la
fin de la convention initiale.

Puis-je poursuivre mon stage après obtention de mon diplôme ?

Non. Le stage étant intégré à un cursus pédagogique universitaire, seul·e·s les étudiant·e·s régulièrement inscrit·e·s dans un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum, dont 50h en présentiel, par année d’enseignement peuvent se voir délivrer une convention de stage.

Puis-je cumuler plusieurs conventions de stage dans une même structure d’accueil ?

Oui mais un même organisme d‘accueil ne peut accueillir successivement des stagiaires dans un même poste qu’à l’expiration d’un délai de carence égale à 1/3 de la durée du stage précédent.
Le délai de carence ne s’applique pas si le/la stagiaire précédent·e a interrompu son stage avant son terme.
Exemple : Un organisme d’accueil prend en stage un·e étudiant·e pour 3 mois et souhaite prendre un·e autre étudiant·e en stage pour 2 mois :

– Si les 2 stages sont sur le même poste : délai de carence = 1 mois
– Si les 2 stages sont sur 2 postes différents : pas de délai de carence

Puis-je effectuer mon stage en distanciel ?

Le stage peut être prévu en distanciel de façon ponctuelle. Dans une telle hypothèse, la convention de stage devra le mentionner explicitement.

Comment faire si mon stage se déroule sur plusieurs lieux ?

Il est assez fréquent que l’adresse de l’entreprise signataire de la convention ne soit pas la même que le lieu du stage : une même entreprise disposant de multiples bâtiments, lieux d’exploitation…
Il est alors impératif de mentionner les différents lieux où vous serez amené.e à vous rendre, dans la rubrique concernant les conditions particulières de la convention.

Puis-je me déplacer pendant mon stage ?

Oui. En cas de déplacement ou de missions à l’extérieur de l’entreprise pendant le stage, il est impératif de les mentionner précisément (dates, lieux,….) dans les conditions particulières de la convention.

Dans le cas où cela n’a pas été mentionné sur la convention de stage, l’organisme d’accueil devra alors établir un ordre de missions qu’il devra transmettre à l’EIDD en amont du/des déplacement.s pour validation.

La gratification est-elle obligatoire ?

La gratification est obligatoire pour les stages dans tous les organismes d’accueil d’une durée supérieure à 308 heures en France*, en fonction de la présence effective du/de la stagiaire, que le stage se déroule de manière continue ou discontinue, à temps plein ou à temps partiel.
La gratification est également obligatoire à partir du moment où elle est mentionnée dans la convention de stage, même si le/la stagiaire effectue réellement moins de 309 heures de stage.

*(sauf en cas de règles particulières applicables dans certaines collectivités d’outre-mer et pour les stages relevant de l’art. L4381-1 code de la santé publique et article 5 de la convention de stage)

La gratification est donc obligatoire si le/la stagiaire est présent·e au moins 309 heures dans l’organisme d’accueil.

Comment est calculée ma gratification ?

La gratification est calculée en fonction du nombre d’heures de présences effectives du/de la stagiaire au sein de l’organisme d’accueil.

Modalités de calcul :

1 jour = 7 heures de présence effective
1 mois = 22 jours = 154 heures de présence effective

La gratification est mensuelle : elle doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage, et est due dès le premier jour de stage.
Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement du montant de la gratification sur la base du nombre réel d’heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l’objet d’une régularisation globale selon le nombre d’heures effectuées.
Si le stage initial comptait plus de 308 heures et que celui-ci a été interrompu avant que le/la stagiaire n’ait effectué 309 heures, l’organisme d’accueil reste malgré tout tenu de verser la gratification au/à la stagiaire, au prorata des heures réellement effectuées.

Accéder au Simulateur de calcul de la durée et de la gratification de stage

Que se passe-t-il en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage ?

La gratification est-elle un salaire ?

Non. La gratification n’est pas un salaire.

La gratification des stages est-elle imposable sur le revenu ?

Non. La gratification est exonérée de l’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du salaire minimum de croissance, que le/la stagiaire soit personnellement imposable ou non.

Quelle est ma protection sociale en cas de maladie ?

Pour ce qui relève de l’assurance maladie, le/la stagiaire reste affilié·e au régime de sécurité sociale dont il/elle bénéficie antérieurement à son stage

La couverture maladie correspond aux assurances sociales du régime général couvrant les risques ou charges de maladie, d’invalidité, de vieillesse, de décès, de veuvage, de maternité, ainsi que de paternité. Il vous appartient en tant qu’étudiant·e à vérifier les conditions

Quelle est ma protection sociale en cas d’accidents du travail en France ?

2 cas de figure pour un stage en France :

– Si la gratification est d’un montant inférieur ou égal à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, cette couverture est assurée par l’établissement d’enseignement supérieur.
– Si la gratification est supérieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, elle est alors soumise à cotisation sociale. La couverture est donc assurée par l’organisme d’accueil.

Quelle est ma protection sociale en cas d’accidents du travail à l’étranger ?

1) Pour pouvoir bénéficier de la législation française sur la couverture accident de travail, le stage doit :

– être d’une durée au plus égale à 6 mois, prolongations incluses ;
– ne donner lieu à aucune rémunération susceptible d’ouvrir des droits à une protection accident de travail dans le pays d’accueil ; une indemnité ou gratification est admise dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (cf point 5), et sous réserve de l’accord de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie sur la demande de maintien de droit ;
– se dérouler exclusivement dans l’organisme signataire de la présente convention ;
– se dérouler exclusivement dans le pays d’accueil étranger cité.

Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, l’organisme d’accueil s’engage à cotiser pour la protection du/de la stagiaire et à faire les déclarations nécessaires en cas d’accident de travail.

2) La déclaration des accidents de travail incombe à l’établissement d’enseignement qui doit en être informé par l’organisme d’accueil par écrit dans un délai de 48 heures.

3) La couverture concerne les accidents survenus :
– dans l’enceinte du lieu du stage et aux heures du stage,
– sur le trajet aller-retour habituel entre la résidence du/de la stagiaire sur le territoire étranger et le lieu du stage,
– dans le cadre d’une mission confiée par l’organisme d’accueil du/de la stagiaire et obligatoirement par ordre de mission,
– lors du premier trajet pour se rendre depuis son domicile sur le lieu de sa résidence durant le stage (déplacement à la date du début du stage),
– lors du dernier trajet de retour depuis sa résidence durant le stage à son domicile personnel.

4) Si les conditions du 1) ne sont pas remplies, l’organisme d’accueil s’engage à couvrir le/la stagiaire contre le risque d’accident de travail, de trajet et les maladies professionnelles et à en assurer toutes les déclarations nécessaires.

5) Dans tous les cas :

– si l’étudiant·e est victime d’un accident de travail durant le stage, l’organisme d’accueil doit impérativement signaler immédiatement cet accident à l’établissement d’enseignement ;

– si l’étudiant·e remplit des missions limitées en-dehors de l’organisme d’accueil ou en-dehors du pays du stage, l’organisme d’accueil doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour lui fournir les assurances appropriées.

Dois-je souscrire une assurance responsabilité civile ?

Oui. La responsabilité civile correspond à l’obligation de réparer le dommage causé à autrui. Une assurance responsabilité civile est très fortement conseillée. Elle permet d’être à chacun·e d’être protégé·e pendant le stage. Elle sera généralement demandée avant l’édition de la convention de stage.

Il est nécessaire que l’attestation d’assurance responsabilité civile précise l’étendue de la couverture à la réalisation de stages.

Exemple : si le/la stagiaire casse du matériel sur son lieu de stage, si l’organisme d’accueil casse du matériel appartenant à l’étudiant·e.
Référence : art 1382 du code civil et art L121-2 du code des assurances

Qu’est-ce qu’un accident du travail ?

L’accident du travail est :

1. l’accident survenu par le fait ou à l’occasion du stage, quelle qu’en soit la cause;
2. l’accident survenu pendant le trajet d’aller et de retour, entre :

a) la résidence principale, une résidence secondaire présentant un caractère de stabilité ou tout autre lieu où le/la stagiaire se rend de façon habituelle pour des motifs d’ordre familial et le lieu du stage. Ce trajet peut ne pas être le plus direct lorsque le détour effectué est rendu nécessaire dans le cadre d’un covoiturage régulier ;

b) le lieu du stage et le restaurant, la cantine ou, d’une manière plus générale, le lieu où le/la stagiaire prend habituellement ses repas, et dans la mesure où le parcours n’a pas été interrompu ou détourné pour un motif dicté par l’intérêt personnel et étranger aux nécessités essentielles de la vie courante ou indépendant de l’emploi.

Référence : art L411-1 et L411-2 du code de la sécurité sociale

En cas d’accident, comment le déclarer ?

L’obligation de déclaration d’accident du travail incombe à l’organisme d’accueil dans lequel le stage est effectué, sauf en cas de stage à l’étranger. L’organisme d’accueil doit en outre envoyer à l’EIDD une copie de la déclaration d’accident du travail envoyée à la CPAM.
C’est la CPAM du lieu du domicile de l’étudiant·e qui est compétente en matière d’accident du travail. En cas de stage à l’étranger, c’est à l’établissement d’enseignement supérieur d’effectuer les déclarations d’accident du travail.

Comment sont couverts mes déplacements au sein de la structure d’accueil ?

Si vous utilisez un véhicule de la structure d’accueil, celle-ci a contracté normalement une assurance. Si vous utilisez votre véhicule personnel, vérifiez que vous avez contracté une assurance qui couvre vos trajets dans le cadre des stages.

J’effectue un stage à l’étranger, puis-je faire signer la convention de stage française ?

Oui, il est possible et même conseillé, de signer la convention de stage française, celle-ci ayant des articles consacrés aux stages à l’étranger, notamment en ce qui concerne la protection maladie et accident du travail à l’étranger. L’intérêt de cette convention est qu’elle va permettre d’appliquer le droit français car elle contient une clause en ce sens.

Comment obtenir une convention pour un stage à l’étranger ?

Pour éditer une convention de stage, un outil est à la disposition des étudiant.e.s: l’application Esup-Stage.

Voir rubrique « Stage et convention : à quoi ça sert ?« 

Quelle est ma protection sociale à l’étranger ?

Vous devez vous renseigner auprès de votre caisse d’assurance maladie ou de votre mutuelle. La réglementation applicable dépend principalement du pays de séjour :

– dans l’espace économique européen : une carte spécifique CEAM (carte européenne d’assurance maladie) vous sera délivrée par votre caisse ou mutuelle. Des accords ont été signés entre plusieurs pays partenaires ou associés.
– hors Europe : il n’existe pas de convention spécifique. Si vous êtes malade ou hospitalisé(e) pendant votre stage, vous serez tenu de payer tous les soins dans le pays d’accueil (à moins de souscrire une mutuelle/assurance complémentaire).

Le remboursement s’effectuera en France par votre centre de soins, sur la base des tarifs français, pour les soins inopinés uniquement.

Cas particuliers : quelques pays ont signés des accords spécifiques (Québec, Andorre).
Renseignez-vous pour les formulaires SEE401 et Q102 bis.

Conseil: avant de partir à l’étranger, vérifiez vos conditions de couverture maladie auprès de votre caisse ou de votre mutuelle. Si nécessaire, vous pouvez vous renseigner sur les couvertures complémentaires spécifiques. Attention, les assurances souscrites pour l’obtention d’une carte bleue ou pour un transport aérien comprennent parfois des protections complémentaires.

A quelle discipline suis-je tenu.e ?

L’élève-stagiaire s’engage :

– à réaliser sa mission et à être disponible pour les tâches qui lui sont confiées,
– à respecter les règles de la structure d’accueil ainsi que ses codes et sa culture,
– à respecter les exigences de confidentialité fixées par le règlement intérieur de la structure d’accueil,
– à rédiger le rapport ou le mémoire demandé.

Toute sanction disciplinaire ne peut être décidée que par l’établissement d’enseignement supérieur d’origine. Dans ce cas, l’organisme d’accueil informe l’EIDD des manquements et lui fournit éventuellement les éléments constitutifs de l’infraction.

Puis-je m’absenter ou interrompre mon stage ?

Toute difficulté survenue pendant le stage devra être portée à la connaissance de tou.te.s les intéressé.e.s afin d’être résolue au plus vite.

• Cas d’une interruption temporaire du stage :
  • Au cours du stage, le/la stagiaire pourra bénéficier de congés sous réserve d’accord de l’organisme d’accueil et que la durée du stage soit respectée. Pour toute autre interruption temporaire du stage (maladie, maternité, absence injustifiée…) la structure d’accueil avertira l’enseignant.e-référent.e.
• Cas d’une interruption définitive du stage :
  • En cas de volonté d’une des trois parties (organisme d’accueil, école, élève) d’interrompre définitivement le stage, celle-ci devra immédiatement en informer les deux autres parties par écrit. Les raisons invoquées seront examinées en étroite concertation. La décision définitive d’interruption du stage ne sera prise qu’à l’issue de cette phase de concertation.

Existe-t-il un devoir de réserve et de confidentialité ?

Oui. Le devoir de réserve est de rigueur absolue. Les élèves-stagiaires prennent donc l’engagement de n’utiliser en aucun cas les informations recueillies ou obtenues par eux/elles pour en faire l’objet de publication, et de ne pas les communiquer à des tiers sans accord préalable de l’organisme d’accueil, y compris le rapport de stage. Cet engagement vaudra non seulement pour la durée du stage mais également après son expiration. L’élève s’engage à ne conserver, emporter, ou prendre copie d’aucun document ou logiciel, de quelque nature que ce soit, appartenant à l’organisme d’accueil, sauf accord de ce dernier.

Dans le cadre de la confidentialité des informations contenues dans le rapport, l’organisme d’accueil peut demander une restriction de la diffusion du rapport, voire le retrait de certains éléments très confidentiels. Des élèves peuvent être contraint.e.s par le secret professionnel à n’utiliser ni ne divulguer les informations du rapport.

Qu’en est-il de la propriété intellectuelle ?

Conformément au code de la propriété intellectuelle, si le travail du/de la stagiaire donne lieu à la création d’une œuvre protégée par le droit d’auteur ou la propriété industrielle (y compris un logiciel), si la structure d’accueil souhaite l’utiliser et que le/la stagiaire est d’accord, un contrat devra être signé entre le/la stagiaire (auteur.trice) et l’organisme d’accueil. Devront notamment être précisés l’étendue des droits cédés, l’éventuelle exclusivité, la destination, les supports utilisés et la durée de la cession, ainsi que, le cas échéant, le montant de la rémunération due à l’étudiant.e au titre de la cession. Cette clause s’applique également dans le cas des stages dans les organismes publics.

Quels sont les documents à rendre à l’issue du stage ?

– la fiche d’évaluation du stage par le/la stagiaire à son enseignant.e-référent.e et à la Cellule Accompagnement et Développement des Relations Extérieures – CADRE par mail (format Pdf) pour numérisation et archivage ;
– la fiche d’évaluation renseignée par l’organisme d’accueil à son enseignant.e-référent.e et à la Cellule Accompagnement et Développement des Relations Extérieures – CADRE par mail (format Pdf) pour numérisation et archivage ;
– le rapport (en suivant le calendrier et la procédure définis par le responsable de sa formation) à son enseignant.e-référent.e.

Que se passe-t-il en cas de recrutement à l’issue de mon stage ?

S’il advenait qu’un contrat de travail prenant effet avant la date de fin du stage soit signé avec l’organisme d’accueil, la présente convention deviendrait caduque. L’élève-stagiaire ne relèverait plus de la responsabilité de l’EIDD. L’école devrait impérativement en être averti avant la signature du contrat.

• Si le recrutement a lieu dans les 3 mois suivant la fin du stage, alors la durée du stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.
• Lorsque le recrutement est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au/à la stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai.
• Lorsque le/la stagiaire est embauché·e par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.
  Référence : art L1221-24 du code du travail